Kuruluş amacını ve stratejik yönünü ve KYS’nin istenen sonuçları elde etme yeteneğini etkileyecek ilgili iç ve dış unsurları belirlemelidir.
Kuruluş, bu iç ve dış unsurlar hakkındaki bilgiyi izlemeli ve gözden geçirmelidir.
Not 1: Bu unsurlara, pozitif ve negatif faktörler ya da koşulların dahil edilebileceği de dikkate alınmalıdır.
Not 2: Dışsal bağlamı anlamak; yasal, teknolojik, rekabet, pazar, kültür, sosyal ve ekonomik çevreden doğan unsurları dikkate alarak mümkün olabilir. Bu uluslararası, ulusal, bölgesel ve yerel olabilir.
Not 3 : İçsel bağlamı anlamak; kuruluşun değerleri, kültürü, bilgi birikimi ve performansı ile ilgili unsurlara dikkate alarak mümkün kılınabilir.
Kuruluş, amacıyla ilgili olan ve çevre yönetim sistemlerinin amaçlanan çıktılarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen iç ve dış hususları tayin etmelidir. Bu hususlar, kuruluş tarafından etkilenen ve kuruluşu etkileme potansiyeli olan çevre durumlarını kapsamalıdır.
Yukarıda belirtilen yeni yapıdaki şartlar göz önüne alındığında kuruluşlardan, Kuruluşu etkileyecek iç ve dış hususları belirlemesi, ve bu iç ve dış hususları belirlerken pozitif ve negatif yönleri dikkate alması beklenmektedir.
İç ve dış faktörlerin belirlenmesinde kuruluşlara destek olacak yöntemlerden bir tanesi SWOT ANALİZİ dir.
İç faktörler
Güçlü Yanlar (Strengths) Zayıf Yanlar (Weaknesses)
Dış Faktörler
Fırsatlar (Opportunities) Tehditler (Threats)
Faktörler Belirlendikten sonra mevcut durum ve gelecek durum değerlendirilmelidir.
İç ve dış faktörler belirlenirken kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyebilen çevresel faktörler de göz önünde bulundurulmalıdır.
Yine Kurumun kültürel yapısı , stratejik durumu,Organizasyonel yapısı gibi konularda bağlam faktörü içerisinde ele alınmalıdır.